El fabuloso software de contabilidad en la nube cobra vida cuando una empresa y su departamento de asesoría contable comienza a atar algunas integraciones útiles. La mayoría de las asesorías se asocian con empresas de software privadas, así como con empresas de software ya existentes que ofrecen soluciones en la nube para automatizar casi todos los ciclos y funciones de contabilidad.
Estas tecnologías de software son sorprendentes, y pueden parecer simples. Una nota de precaución que requieren un compromiso de tiempo para configurar y monitorear para obtener los resultados deseados de ellos.
Algunos ejemplos son:
Seguimiento de gastos. El software le permite tomar fotos de los recibos con su teléfono y enviarlos a su sistema de contabilidad. También puede reenviar correos electrónicos de sus recibos a su sistema de contabilidad. Utilizamos reglas de reenvío de correo electrónico para los proveedores que nos envían regularmente facturas y recibos por correo electrónico. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) del software lee el recibo y extrae datos del mismo como: el proveedor, la fecha, el costo, el impuesto y el método de pago directamente del recibo. El software puede incluso ser programado para introducir transacciones directamente en su software de contabilidad.
Informes de gastos. Los empleados reciben una aplicación telefónica para tomar fotos de todos sus gastos y crear un informe de gastos, completo con categorías de gastos y descripciones. Presentan el informe de gastos para su aprobación y, una vez aprobado, el programa informático contabilizará automáticamente el asiento y el pagadero en los registros contables para su reembolso automatizado por el sistema de cuentas por pagar.
Obtención de estados de cuenta. Estas magníficas herramientas se conectan a todas sus cuentas en línea para obtener y almacenar todas sus facturas y estados de cuenta. Recupere los estados de cuenta bancarios, de servicios públicos, del teléfono sin tener que abrir su correo o ir a sus cuentas en línea. Incluso puedes programar el software para que envíe las facturas y los recibos inmediatamente, a medida que se van recogiendo, a tu software de contabilidad.
Cuentas por cobrar. Agrupe a los clientes específicos en categorías de acción de cobro específicas y programe su viaje a través de su ciclo de cobro. Configure llamadas telefónicas automatizadas y personalizadas, correos electrónicos, mensajes de texto para ser entregados a sus clientes cuando se alcancen ciertos hitos de tiempo o de saldo vencido. Permita que sus clientes le paguen de inmediato dentro de las alertas automáticas.
Cuentas por pagar. No más cheques o transferencias electrónicas. No más tratar de recordar a qué se refieren esos retiros en sus estados de cuenta. Este software extrae la lista de sus cuentas por pagar actuales directamente de su software de contabilidad. Todo lo que tienes que hacer para pagar a un proveedor es hacer clic en la partida que quieres pagar y pulsar enviar. La parte receptora es notificada por correo electrónico que usted está tratando de pagarle, y ellos aceptan el pago.
Seguimiento de tiempo. Cada empleado descarga una aplicación en su teléfono donde puede introducir sus horas y adjuntarlas al proyecto en el que está trabajando y el cliente en el que está trabajando. Incluso pueden tomar una foto de lo que han hecho y adjuntarla a la tarjeta de tiempo. El aprobador de la hoja de tiempo revisa las horas para su precisión antes de que se ejecute la nómina. Los informes robustos permiten una clara visibilidad de todo el personal, clientes y trabajos.
Nómina. Las tarjetas de tiempo aprobadas se importan directamente desde el software de seguimiento de tiempo, y los salarios son automatizados. Cuando se ejecuta la nómina, el software calcula las deducciones correctas, envía por correo electrónico a los empleados una hoja de pago, retira el efectivo de la cuenta bancaria de la compañía, deposita los cheques de pago directamente en la cuenta bancaria del empleado y remite las retenciones requeridas. Al final de la ejecución de la nómina, el software envía las entradas de la nómina directamente al software de contabilidad.
Asesoría Juan Bautista
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